Privacyreglement

Het Bestuur van Amplio verzuimexperts B.V.

overwegende dat het in verband met een goede bedrijfsvoering wenselijk is een regeling te treffen omtrent het verstrekken van gegevens en inlichtingen en de verplichting tot geheimhouding in het kader van de dienstverlening van de Amplio verzuimexperts B.V.;

BESLUIT:

Preambule
Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens, waarvan de Amplio verzuimexperts B.V. of één van haar medewerkers kennis draagt, alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft, te regelen. Onder juist gebruik wordt verstaan: De wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften, de beroepscode en normen van maatschappelijk fatsoen. Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.

Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens geschiedt ten behoeve van de dienstverlening van de Amplio verzuimexperts B.V. en voor zover dit is toegestaan bij verdrag, wettelijk voorschrift, algemeen verbindende bepalingen of na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Dit beginsel is de leidende gedachte in dit reglement.

§ 1 Definities

Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a) Amplio verzuimexperts B.V.: Organisatie Amplio verzuimexperts B.V., statutair gevestigd te Nieuwegein, die uitvoering geeft aan opdrachten gericht op het beoordelen schadeclaims vanuit verzekeraars, volmachtkantoren en/of werkgevers m.b.t. verzuim, ziektewet en/of WIA/WGA en het voorkomen/reduceren van verdere schade op dit gebied in de ruimste zin van het woord.
b) Amplio verzuimexperts: Amplio verzuimexperts B.V.
c) Het Bestuur: Het Bestuur van Amplio verzuimexperts.
d) De geregistreerde: De identificeerbare natuurlijke persoon, waarover persoonsgegevens verzameld en geregistreerd zijn.
e) Persoonsgegevens: Gegevens die naar hun aard feitelijke informatie over een persoon geven, waarbij met name bedoeld worden gegevens die betrekking hebben op alle terreinen die betrekking hebben op arbeidsverleden en -toekomst, gegevens betreffende personen, betreffende re-integratie, arbeidsbelemmerende factoren in de persoon van de geregistreerde dan wel diens indirecte of directe omgeving, gegevens betreffende ziekteverzuim en –begeleiding, WGA, ZW en overige. Dit kan informatie betreffen welke openbaar toegankelijk is, alsmede informatie die met uitdrukkelijke of stilzwijgende toestemming van de geregistreerde of anderszins op rechtmatige wijze is verkregen of toegankelijk is.
f) Registratie: Het systematisch en voor bepaalde duur verzamelen, opslaan, bewerken en beheren van gegevensbestanden op welke wijze dan ook.
g) Verstrekken van persoonsgegevens: Mededeling doen, inzage verlenen, afschriften verschaffen, dan wel elke andere wijze van het mogelijk maken van bekendmaking van de strekking of letterlijke inhoud van persoonsregistratie of gedeelten daarvan.
h) Derden: Een persoon of instantie buiten de Amplio verzuimexperts, behoudens de geregistreerde.
i) Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving die relevant is met betrekking tot re-integratie van personen en dienstverlening aan werkgevers en verzekeraars ten aanzien en voorkomen/reduceren van verzuim, WGA, ZW en vitaliseren van de organisatie en diens medewerkers en alle hiermee samenhangende amvb's, regelingen en besluiten.
j) Overdracht: Het overdragen van de persoonsgegevens aan een andere houder.
k) Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die aan de Amplio verzuimexperts opdracht heeft verstrekt tot het verrichten van de onder a) bedoelde diensten, in de ruimste zin des woords.

§ 2 Algemene bepalingen

Artikel 2
Registratie van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend op grond van de doelstelling en taken van de Amplio verzuimexperts, zoals de verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van opdrachten als bedoeld in artikel 1 onder a) en/of ter uitvoering van een wettelijke plicht of anderszins noodzakelijk is ter behartiging van een gerechtvaardigd belang van de Amplio verzuimexperts, en in het bijzonder op grond van de wet- en regelgeving met betrekking tot re-integratie en daarmede samenhangende wettelijke bepalingen en algemeen verbindende voorschriften. De registratie beperkt zich tot die informatie welke direct ten dienste staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van de Amplio verzuimexperts uit te voeren taken. Een overzicht van geregistreerde persoonsgegevens is te vinden in bijlage 1 van dit reglement.

Artikel 3
Registraties worden conform de daaraan gestelde wettelijke termijnen bewaard. Een overzicht is te vinden in bijlage 2 van dit reglement.

Artikel 4
Het bestuur autoriseert medewerkers van het Amplio verzuimexperts om registraties te beheren. Het bestuur autoriseert de toegang van medewerkers van het Amplio verzuimexperts en externen tot de registraties.
Een overzicht van de autorisaties is te vinden in bijlage 3 van dit reglement.

Artikel 5
Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en alle daarop betrekking hebbende besluiten, algemeen verbindende maatregelen en bepalingen alsmede de Organisatiewet Sociale Verzekeringen 1997.

Artikel 6
De Amplio verzuimexperts is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens als bewerker in de zin van artikel 14 WBP.

Artikel 7
Ieder gegeven dat iets zegt omtrent een hoedanigheid van een bepaalde of een bepaalbare natuurlijke persoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt onder dit reglement.

§ 3 Bepaling betreffende minderjarigen

Artikel 8
Voor minderjarigen onder de leeftijd van 16 jaar en onder curatele gestelden moet de wettelijke vertegenwoordiger een beroep doen op de rechten in dit reglement vervat.

§ 4 Bepaling betreffende vertegenwoordiging

Artikel 9
Indien de geregistreerde zich laat vertegenwoordigen door een gevolmachtigde, dient deze te beschikken over een schriftelijke volmacht die getoond dient te worden ter inzage.

§ 5 Bepaling betreffende doel

Artikel 10
Doel van de registratie persoons- en andere gegevens is te beschikken over uitsluitend die gegevens betreffende geregistreerde of diens werkgever, dan wel uitkeringsverstrekker, die noodzakelijk zijn bij het verrichten van diensten zoals bedoeld in Artikel 1 onder a).

§ 6 Bepalingen betreffende verkrijging

Artikel 11
Als gegevens worden slechts toegelaten tot de registratie: Gegevens die openbaar toegankelijk zijn, gegevens die rechtstreeks mondeling of schriftelijk afkomstig zijn van de betrokkene of diens gevolmachtigde, gegevens die voor zover nodig met medeweten of toestemming van de betrokkene, anderszins zijn verkregen. Voorts gegevens op rechtmatige wijze verkregen door opdracht van uitkeringsverstrekker en/of werkgever of elke andere rechtmatige wijze van gegevensverschaffing.

Artikel 12
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk door Amplio verzuimexperts op hun juistheid gecontroleerd, alvorens te worden opgeslagen.

§ 7 Bepalingen betreffende verantwoordelijke en aansprakelijkheid

Artikel 13
Verantwoordelijke en bewerker van alle persoonsgegevens is Amplio verzuimexperts.

Artikel 14
Amplio verzuimexperts is aansprakelijk voor het handelen door of onder verantwoordelijkheid van Amplio verzuimexperts, wanneer deze in strijd is met van toepassing zijnde wettelijke voorschriften omtrent privacybescherming of in strijd met dit reglement waar het persoonsgegevens betreft.

§ 8 Bepalingen betreffende toegang tot gegevens

Artikel 15
Toegang tot de persoonsgegevens hebben die medewerkers van Amplio verzuimexperts, die krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van Amplio verzuimexperts uit te voeren contractuele taken betreffende geregistreerde. Toegang tot en omgang met medische gegevens door medewerkers van Amplio verzuimexperts is uitsluitend mogelijk wanneer de geregistreerde deze zelf ter hand stelt of kenbaar maakt en/of de medewerker van Amplio verzuimexperts in opdracht van of in de verlengde armconstructie van een bedrijfs- of verzekeringsarts werkzaam is. Medische gegevens worden zonder schriftelijke toestemming van de geregistreerde niet aan derden bekend gemaakt.

§ 9 Bepalingen betreffende verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Artikel 16
Door Amplio verzuimexperts worden persoonsgegevens slechts aan een derde (waaronder een inkomensverzekeraar) verstrekt, voor zover zulks wordt vereist in gevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde, dan wel indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde, aan wie de gegevens worden verstrekt.

§ 10 Bepaling betreffende geheimhouding

Artikel 17
Alle medewerkers van Amplio verzuimexperts, die kennis krijgen van gegevens uit de persoonsregistratie of delen ervan, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij de gegevensverstrekking in overeenstemming met het doel van de registratie is of op enig wettelijk voorschrift vereist is.

Artikel 18
Verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie aan een derde blijft achterwege, voor zover uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of dit reglement geheimhouding geboden is.

 

§ 11 Bepaling betreffende toestemming

Artikel 19
Indien voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie toestemming van de geregistreerde of diens gevolmachtigde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of op een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan steeds schriftelijk worden ingetrokken.

 

§ 12 Bepalingen betreffende beëindiging van gegevensbewaring

Artikel 20
Amplio verzuimexperts zal de geregistreerde persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij op grond van wettelijk voorschrift anders is voorgeschreven. Indien er geen wettelijke of andersoortige noodzaak meer bestaat tot het bewaren van gegevens, worden alle tot de persoon te herleiden gegevens ontoegankelijk gemaakt dan wel vernietigd.

§ 13 Bepaling betreffende informatie aan geregistreerde

Artikel 21
Tenzij wettelijke of zwaarwegende maatschappelijke belangen zich daartegen verzetten, wordt de geregistreerde of diens gevolmachtigde geïnformeerd omtrent het doel waarvoor zijn gegevens worden verzameld en verwerkt.

§ 14 Bepalingen betreffende inzagerecht gegevens

Artikel 22
Voor zover de privacy van anderen of andere zwaarwegende belangen hiermee niet geschaad worden, is Amplio verzuimexperts verplicht om aan een ieder, waarvan zij over gegevens beschikt, in persoon dan wel aan een gevolmachtigde of aan diens wettelijke vertegenwoordiger, op diens verzoek volledige inzage te geven in de betreffende gegevens.

Artikel 23
Inzage van gegevens geschiedt binnen vier weken na aanvraag, door middel van het verstrekken van een volledige, voor zover de privacy van anderen of andere zwaarwegende belangen hiermee niet geschaad worden, kopie van alle beschikbare gegevens, dan wel door middel van inzage in de originele gegevens.

§ 15 Bepalingen betreffende correctierecht

Artikel 24
Desgevraagd kan een ieder, van wie Amplio verzuimexperts persoonsgegevens ter kennis heeft gekregen, in persoon of bij gevolmachtigde een verzoek doen tot correctie van deze gegevens.

Artikel 25
Correctie zal plaatsvinden indien blijkt dat er sprake is van feitelijke onjuistheid, onvolledigheid of strijd met enige wettelijke bepaling.

Artikel 26
Correctie wordt eerst overwogen nadat een verzoek daartoe van de geregistreerde is ontvangen. Indien er gronden zijn om aan het correctieverzoek tegemoet te komen, dan dient Amplio verzuimexperts binnen vier weken een afschrift van de gecorrigeerde gegevens aan de verzoeker toe te zenden.

Artikel 27
Weigering om tot de gevraagde correcties over te gaan deelt Amplio verzuimexperts, omkleed met redenen, binnen vier weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek mede aan de geregistreerde.

Artikel 28
Het verzoek tot correctie wordt in het betreffende dossier opgenomen.

Artikel 29
Waar nodig doet Amplio verzuimexperts mededeling van de correctie van de gegevens aan derden en belanghebbenden, voor zover de wet dit toestaat of met toestemming van de geregistreerde.

§ 16 Bepaling betreffende bekendmaking

Artikel 30
Inhoud c.q. strekking van de in dit reglement vervatte bepalingen worden aan ieder die dit aangaat bekend gemaakt. Op verzoek wordt kosteloos één exemplaar van het reglement aan de geregistreerde en andere belanghebbenden ter beschikking gesteld. Het reglement is te downloaden van de website van Amplio verzuimexperts: www.amplioverzuimexperts.nl

§ 17 Bepalingen betreffende overdracht van persoonsgegevens

Artikel 31
Indien de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een andere instelling om de re-integratietaken in diens opdracht te verrichten en Amplio verzuimexperts verzoekt alle door haar verzamelde persoonsgegevens aan die andere instelling over te dragen, is Amplio verzuimexperts niet verplicht aan dit verzoek gevolg te geven.

Artikel 32
Amplio verzuimexperts geeft slechts gevolg aan dit verzoek voor zover de geregistreerde hiermee via een schriftelijke machtiging instemt en voor zover de bescherming van de persoonsgegevens naar het oordeel van Amplio verzuimexperts afdoende is gewaarborgd door de andere instelling.

Artikel 33
Amplio verzuimexperts zorgt op verzoek van de geregistreerde voor de nodige overdracht van informatie aan de geregistreerde.

§ 18 Klachten

Artikel 34
Indien een geregistreerde van mening is dat het Amplio verzuimexperts in strijd handelt met dit privacyreglement, dan kan bij het Amplio verzuimexperts een met redenen omklede klacht worden ingediend. Van toepassing is het Klachtenreglement Amplio verzuimexperts B.V.. Dit klachtenreglement kan opgevraagd worden bij het Amplio verzuimexperts, danwel gedownload worden van de website www.amplioverzuimexperts.nl

§ 19 Slotbepalingen

Artikel 35
Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

Artikel 36
Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement Amplio verzuimexperts B.V.

Dordrecht, 1 januari 2016
M.C.van Loon
Bestuurder Amplio verzuimexperts B.V.

 

 

Om u beter en persoonlijker te helpen, gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Als u verder gaat op onze website gaan we ervan uit dat u dat goed vindt. Meer weten? Lees dan ons privacyreglement.